Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės nustato su elektroninių dokumentų procesais susijusius funkcinius reikalavimus. Nevalstybinės organizacijos bei privatūs juridiniai asmenys šiais reikalavimais gali vadovautis tik kaip rekomendaciniais, tačiau tuos elektroninius dokumentus, kurių rengimas nustatomas teisės aktų, būtina rengti, tvarkyti bei įtraukti apskaiton įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka. Tokie dokumentai privalo būti saugomi tam tikrą laiką.

 

Elektroninių dokumentų valdymo sistema susideda iš dviejų posistemių:

  • Rengimo ir tvarkymo;
  • Saugojimo.

Dėl kitokių elektroninių dokumentų sistemoje galinčių būti dalių nusprendžia asmuo, vadovaujantis įstaigai, arba įgaliotas asmuo. Įstaigos vadovas turi daug pareigų. Vienos iš svarbiausių, susijusių su elektroniniais dokumentais, yra šios: už administravimą atsakingų darbuotojų paskyrimas, dokumentų rengimo tvarkos nustatymas, dokumentų valdymo sistemos saugumo užtikrinimo priemonių nustatymas, sistemos stebėjimas.

Padalinys arba darbuotojai, kurie yra atsakingi už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą, taip pat turi įvairių įsipareigojimų. Kai kurie sutampa su atliekamais vadovo (pavyzdžiui, elektroninių dokumentų valdymo sistemos stebėsena ir gedimų ar klaidų nustatymas, jų šalinimo inicijavimas.

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse vartojamos tam tikros sąvokos:

  • Elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susisteminta elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkmena.
  • Elektroninio dokumento turinys – elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine, vaizdine ar kitokia forma pateikiama informacija, išskyrus elektroninio dokumento metaduomenis.
  • Elektroninių dokumentų rengimo ir tvarkymo posistemis – įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta rengti ir tvarkyti elektroninius dokumentus.
  • Elektroninių dokumentų saugojimo posistemis – įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta saugoti elektroninius dokumentus teisės arba aktų nustatytą laiką.
  • Elektroninių dokumentų valdymo sistema – įstaigos dokumentų valdymo sistemos dalis, veikianti informacinių technologijų pagrindu, skirta rengti, tvarkyti, apskaityti ir saugoti elektroninius dokumentus.
  • Ilgalaikis saugojimas – elektroninio dokumento saugojimo laikas, apimantis laikotarpį nuo 11 iki 100 metų.
  • Įvestis – elektroninių dokumentų įtraukimo į elektroninių dokumentų valdymo sistemą procesas, apimantis elektroninių dokumentų registravimą ir sisteminimą.
  • Metaduomenys – neatsiejama elektroninio dokumento dalis, kurioje pateikiama elektroninių dokumentų rengimo, registravimo, sisteminimo, priėjimo, saugojimo ir naikinimo procedūras aprašanti struktūrizuota kontekstinė informacija.
  • Oficialus elektroninis dokumentas – vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis įstaigos sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą.
  • Skaitmeninė kopija – dokumento, sudaryto ne skaitmeninėje laikmenoje (pvz., popieriuje) atvaizdas, pagamintas skaitmeninimo būdu perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio atmintinę.

Svarbus procesas – elektroninių dokumentų perdavimas adresatui. Tai atliekama internetu (pavyzdžiui, elektroniniu paštu). Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių bendruosiuose reikalavimuose, 10 punkte, nurodoma, jog perdavimo priemonės turi būti atsparios informacijos iškraipymui siuntimo metu. Be to, galioja šitokia nuostata: „Siunčiamas elektroninis dokumentas turi būti parengtas ir perduodamas taip, kad jį gavusi įstaiga galėtų nustatyti elektroninio dokumento sudarytoją (siuntėją), elektroninio dokumento datą, registracijos numerį, atpažinti elektroninio dokumento turinį ir identifikuoti elektroninį parašą.“

Dar šiek tiek apie elektroninių dokumentų valdymo sistemą (11 ir 12 bendrųjų reikalavimų punktas): „Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje gali būti numatyta skaitmeninių kopijų įvesties į sistemą funkcija. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje skaitmeninės kopijos tvarkomos šių taisyklių nustatyta tvarka, jų saugojimo ir naikinimo tvarką nustato įstaigos vadovas. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti fiksuojami duomenys apie dokumento skaitmeninę kopiją padariusį ir ją į sistemą įtraukusį asmenį.

Dokumentų, kurių skaitmeninės kopijos įvedamos į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, originalai tvarkomi, apskaitomi, saugomi ir naikinami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.“

Situacija, kai įstaiga, gavusi dokumentą, neturi elektroninių dokumentų valdymo sistemos – ką daryti?

Šiuo atveju taip pat reikia remtis bendraisiais valdymo reikalavimais, kuriuose rašoma: „Jei elektroninį dokumentą gavusi įstaiga neturi elektroninių dokumentų valdymo sistemos, toks dokumentas kartu su jo metaduomenimis išspausdinamas ir jo valdymas įstaigoje organizuojamas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.“

Elektroninio dokumento sandara:

  • Elektroniniu parašu pasirašytas turinys;
  • Elektroninio dokumento metaduomenys;
  • Elektroninį dokumentą pasirašiusio asmens elektroninis parašas ir elektroninio parašo sertifikatas.

III-oje valdymo taisyklių dalyje (rengimas ir tvarkymas) nurodoma, kokie metaduomenys turi būti pildomi rengiant elektroninį dokumentą:

„8. Rengiant elektroninį dokumentą pildomi šie metaduomenys:

18.1. elektroninio dokumento sudarytojo pavadinimas;

18.2. elektroninio dokumento sudarytojo duomenys (įstaigos duomenys);

18.3. elektroninio dokumento pavadinimas (antraštė);

18.4. adresatas (-ai);

18.5. elektroninio dokumento priedai (jų skaičius, pavadinimai ir kt.);

18.6. operacinės sistemos pavadinimas;

18.7. programinės įrangos priemonės, kuria parengtas elektroninis dokumentas, pavadinimas (jei tas pats dokumentas parengtas skirtingomis programinės įrangos priemonėmis, jos visos turi būti nurodytos);

18.8. elektroninio dokumento formatas (2 priedas);

18.9. kiti įstaigoje nustatyti papildomi elektroninio dokumento metaduomenys (elektroninio dokumento parengimo data, laikas, vieta, elektroninio dokumento rengėjas, jo kontaktiniai duomenys ir kt.). “

Darbo palengvinimu galima laikyti tai, kad sistemoje gali būti numatytos automatinės metaduomenų užpildymo priemonės. Tokiu būdu elektroninių dokumentų valdymas tampa paprastesnis.

Kai elektroninės bylos sutvarkomos, elektroniniai dokumentai nuo 1 iki 10 metų saugomi rengimo ir tvarkymo posistemyje. Forma paliekama tokia, kad turinys bei su juo susiję metaduomenys būtų atpažįstami vartotojo.

Turi būti saugomos ne tik elektroninės bylos ir jų tomai ar jiems priskirti elektroniniai dokumentai, bet ir metaduomenys, elektroninis parašas, susietas su elektroniniu dokumentu, ir elektroninio parašo sertifikatas.

Jeigu po dokumentų vertės ekspertizės elektroninių bylų saugojimo terminas pratęsiamas ilgesniam nei 10 metų laikotarpiui, jas iš tvarkymo posistemio reikia perkelti į saugojimo posistemį.

Sutvarkytas ilgalaikio naudojimo elektronines bylas į saugojimo posistemį reikia perkelti per 2 metus po jų uždarymo.

Kai elektroninė byla perkeliama į saugojimo posistemį, turi būti perkeliami visi elektroninės bylos tomai su jiems priskirtais elektroniniais dokumentais bei elektroninės bylos, jų tomų ir elektroninių dokumentų metaduomenys.

Bylos sisteminamos pagal tam tikrus kriterijus (pavyzdžiui, saugojimo terminą). Kad būtų užtikrinta elektroninių dokumentų perkėlimo kontrolė,  reikia pasirūpinti visų perkėlimų metu atliktų veiksmų sąrašu.

Elektroninių dokumentų perkėlimas baigtas, kai gaunamas patvirtinimas, jog elektroniniai dokumentai perkelti į saugojimo posistemį. Žinoma, prieš tai turi būti ištaisomos perkeliant pasitaikiusios klaidos.

Kai gaunamas patvirtinimas, kad perkėlimas įvykdytas sėkmingai, dokumentai sunaikinami be atkūrimo šiame posistemyje galimybės. Po elektroninių dokumentų naikinimo darbuotojas parengia ataskaitą, kurioje turi būti užfiksuoti visi naikinimo metu padaryti veiksmai. Jei dokumentų naikinime neapsieita be klaidų, turi būti pateikiama informacija apie ištaisymą.