Raštvedybos pagrindai

Raštvedyba – tai raštinės darbų tvarkymas. Šis žodis sudurtinis (sudarytas iš „raštai“ ir „vesti“), tad aišku, kalbama apie kitimą, apie dinamišką procesą, susijusį su raštais, jų fiksavimu, archyvavimu.

Raštvedybos procese vartojama kanceliarinė kalba – funkcinis stilius, kuris kartais vadinamas oficialiuoju arba administraciniu. Jam būdingas oficialumas, standartų laikymasis. Svarbiausia, kad būtų atitinkami sričių, kuriose kanceliarinė kalba vartojama, reikalavimai. Dėl to kanceliarinis kalbos stilius laikomas pačiu šabloniškiausiu, tačiau tai ne trūkumas, o privalumas – būtina tvirtai laikytis nuostatų. Žodžiai vartojami tiesioginėmis reikšmėmis, taip  pat gausu konkrečių profesijų atstovams suprantamų profesionalizmų. Kanceliarinės kalbos sintaksės specifika – ilgi sakiniai, beasmeniai neveikiamieji dalyviai ir padalyviai.

Kanceliarinė kalba ir patys dokumentai privalo būti: ­­

  • Trumpi;
  • Tikslūs;
  • Aiškūs.

Glausta informacija privalo iškart pasiekti adresatą, todėl dokumentų sudarymas reikalauja atsakingo minčių ir duomenų pasvėrimo bei nustatytų standartų laikymosi. Pradėti reikėtų nuo to, kokie turi būti dokumentų matmenys, kokias paraštes reikia palikti ir pan. Galima išskirti du reikšmingus etapus – dokumentų įforminimą ir spausdinimą.

Dokumentų sudarymas

Įforminimas

Lapo dydis

A4. Už šio visiems puikiai pažįstamo dydžio slepiasi 210 x 297 mm matmenys;

A5 – mažesnis už minėtą prieš tai (148 x 210 mm);

A4 L – 210 x2 97 mm;

A5 L – 148 x 210 mm.

Dabartiniais skaitmeninių technologijų laikais, kai tam tikri dokumentai rengiami kompiuteriu ir neruošiami spausdinimui, vadovautis šiais formatais neprivaloma.

Paraštės

Dokumento paraščių matmenys:

Kairioji paraštė – 30 mm;

Dešinioji – ne mažiau nei 10 mm;

Viršutinė – 20 mm;

Apatinė – ne mažiau nei 20 mm.

 

Dokumentų spausdinimas

Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje. Vis dėlto yra ir išimčių (tam tikruose teisės aktuose numatytos žymos ar nuorodos, kurios rašomos kitapus lapo.

Jei dokumentas netelpa viename lape, lapai turi būti sunumeruoti, bet (svarbu!) ne nuo pirmo, o nuo antro. Numerio vieta – viršutinės paraštės vidurys. Estetiniai reikalavimai – numeriai turi būti užrašyti arabiškais skaitmenimis, nevartojant taškų ir brūkšnelių.

 

Dokumentų rekvizitai

Rekvizitai – tai dalys, atskiri elementai, iš kurių susiformuoja visas dokumento tekstas. Kadangi skiriasi patys dokumentai, rekvizitai irgi nevienodi. Štai, kokie rekvizitai gali būti dokumente (jų įterpimas priklauso nuo dokumento paskirties):

Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas;

Adresantas;

Įstaigos (adresanto) duomenys;

Adresatas;

Dokumento pavadinimas;

Dokumento data;

Dokumento registracijos numeris;

Dokumento sudarymo vieta;

Dokumento tekstas;

Parašas;

Dokumento tvirtinimo žyma;

Specialioji žyma;

Priedo žyma;

Gauto dokumento registracijos žyma;

Gauto dokumento nuoroda;

Rezoliucija;

Dokumento suderinimo žyma;

Viza;

Supažindinimo žyma;

Dokumento rengėjo nuoroda;

Dokumento paieškos nuoroda;

Tikrumo žyma.

 

Paryškintieji vadinami privalomais.

 

Yra du būdai kaip užrašyti rekvizitus – išilginis centruotas ir kampinis vėliavinis.

Išilginis centruotas būdas – toks užrašymas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga pasižymi vienodu nuotoliu nuo kairiosios ir dešiniosios dokumento paraštės. Šiuo būdu užrašoma dokumento data ir vieta

Kampinis vėliavinis būdas – toks užrašymas, kai rekvizito eilutės prasideda nuo kairiosios paraštės arba yra vienodai nuo jos nutolusios. Šiuo būdu užrašomas adresatas

 

Štai kaip atrodo išilginiu centruotu būdu užrašyti rekvizitai:

Išilginis centruotas būdas

 

 

 

 

 

Kampinio vėliavinio būdo pavyzdys:

Kampinis vėliavinis būdas

 

 

 

 

 

 

Įsidėmėtina

  • Lietuviškų kabučių pavyzdys: „…“ (atidaromos apačioje, uždaromos viršuje). Šiems skyrybos ženklams parašyti gali būti vartojamos specialios kompiuterio klaviatūros mygtukų kombinacijos. Apatinių kabučių kombinacija – Alt 0132, viršutinių – Alt 0147.
  • Reikia įsiminti, kada rašomas brūkšnys (–), o kada – brūkšnelis (-). Jeigu nurodomas laikotarpis, tuomet rašomas ilgasis brūkšnys (pavyzdžiui, 1999–2009 m.).
  • Pašto kodas rašomas su trumpuoju brūkšniu (LT-xxxxx).
  • 2001 m. sausio 25 d., o ne 2001 m. sausio mėn. 25 d.
  • Tarp skaičių ir m. bei d. sutrumpinimų nepaliekami tarpai.
  • Prieš telefonų numerius dvitaškis rašomas tik tada, jei jų nurodoma daugiau nei vienas.

 

Mandagumas

Prie vardų gali būti prišliejamas mandagumo žodis (pavyzdžiui:  ponas Vardenis Pavardenis). Galima nurodyti ir pareigų pavadinimą, mokslinį laipsnį ar pedagoginį vardą (pavyzdžiui: profesorius Vardenis Pavardenis).

Tokius kreipinius kaip gerbiamas reikia vartoti įvardžiuotine forma (pvz., gerbiamasis).

Jei kreipiamasi į aukštas pareigas užimančius žmones ar vyskupus, galima vartoti kreipinį Ekscelencija, tačiau jis turi būti rašomas didžiąja raide.

Prieš parašą galima įterpti žodį Pagarbiai. Jo rašymas taip pat pradedamas didžiąja raide, o pabaigoje apsieinama be skyrybos ženklų.